Anexo de encargo del tratamiento de datos personales

Este anexo forma parte de los Términos y Condiciones y se acepta con ellos. Es el contrato de transmisión de datos personales entre el Cliente, como responsable de los datos de sus clientes finales, y Jeny Vannesa Cardona Ortiz (el «Prestador»), como encargado que los trata por cuenta del Cliente, conforme a la Ley 1581 de 2012 y a los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Titulares: las personas que escriben al WhatsApp del negocio del Cliente conectado a SmartShot.

Datos: número de teléfono; texto de los mensajes y de las respuestas del asistente; transcripción de las notas de voz; nombre, servicio pedido, teléfono de contacto y datos de la cita; y motivo cuando la conversación se pasa a una persona.

Actividades por cuenta del Cliente: recibir y contestar mensajes con la información del negocio, generar las respuestas con inteligencia artificial, transcribir audios, agendar, mover y cancelar citas en el calendario del negocio, enviar los recordatorios del plan contratado, avisar al número de atención del Cliente y calcular las cifras de actividad del negocio.

1. a) Tratar los datos solo para las actividades del numeral 2 y según las instrucciones del Cliente, que son la configuración que hace en el panel y estos Términos. No usarlos para fines propios, no venderlos y no entrenar con ellos modelos de inteligencia artificial.
2. b) Respetar los principios de la Ley 1581 de 2012 y los deberes del encargado de su artículo 18.
3. c) Salvaguardar la seguridad de los datos con medidas razonables y guardar su confidencialidad, también después de terminado el servicio.
4. d) Usar solo los subencargados del numeral 5, avisar al Cliente cuando cambien y exigirles compromisos de seguridad y confidencialidad.
5. e) Dar traslado al Cliente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, de las consultas y reclamos de titulares que reciba, y ayudarle a atenderlos en los sistemas bajo su control.
6. f) Avisar al Cliente sin demora, y a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a conocerlo, de cualquier incidente de seguridad que afecte los datos de sus clientes finales, y reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio en el plazo que exige la normativa.
7. g) Al terminar el servicio, o cuando el Cliente lo pida, suprimir los datos de sus clientes finales que estén en los sistemas del Prestador dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, salvo lo que deba conservarse por ley. Hoy esta supresión se hace a solicitud y no de forma automática.

1. a) Obtener de sus clientes finales la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento, y conservar la prueba.
2. b) Tener y publicar su propia política de tratamiento de datos e informar en ella que usa un asistente automático y proveedores en el exterior.
3. c) Informar a sus clientes finales que les contesta un asistente automático y cómo pedir una persona.
4. d) No configurar el asistente para pedir datos sensibles ni datos de menores, conforme al numeral 8 de los Términos.
5. e) Atender las solicitudes de los titulares que le correspondan como responsable y dar al Prestador las instrucciones necesarias.

El Cliente autoriza al Prestador a usar estos subencargados, que tratan los datos fuera de Colombia:

• WasenderAPI (Reino Unido): conexión del número de WhatsApp.
• Google (Estados Unidos y otros países): Gemini, Calendar y Sheets.
• Neon (Estados Unidos): base de datos.
• Vercel (Estados Unidos): alojamiento y registros técnicos.
• Make y Gmail: avisos internos de errores al Prestador.

Estados Unidos y el Reino Unido están en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio. WhatsApp y Meta no actúan como subencargados del Prestador: son el canal de mensajería que el Cliente usa bajo sus propios términos.

El Prestador dará al Cliente, cuando lo pida de forma razonable, la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este anexo. El anexo rige mientras el Cliente use el servicio y, en lo relativo a la confidencialidad y la supresión, hasta que se cumplan esas obligaciones.