Términos y Condiciones de Uso

SmartShot es un servicio ofrecido por Jeny Vanessa Cardona Ortiz, persona natural identificada con cédula de ciudadanía número 1053767323, con domicilio de contacto y notificaciones en Calle 65 Sur, Sabaneta, Antioquia, Colombia, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos y como prestador del servicio descrito en este documento.

Para efectos de comunicaciones formales, el Prestador podrá indicar adicionalmente un correo de contacto conforme al numeral 13, el cual constituye el medio preferente de comunicación con el Cliente.

Para efectos de este documento, «el Prestador» se refiere a la persona identificada en este numeral, y «el Cliente» se refiere a la persona natural o jurídica que contrata el servicio de SmartShot para su negocio.

SmartShot es un servicio de software como servicio (SaaS) que ofrece un asistente conversacional automatizado, basado en inteligencia artificial, para la atención de clientes vía WhatsApp de pequeños y medianos negocios que gestionan citas, consultas o pedidos con sus clientes, tales como negocios de estética y belleza, talleres de servicios técnicos, y otros negocios de naturaleza similar. El servicio incluye, según el plan contratado: respuesta automatizada a consultas de clientes, gestión de agendamiento de citas mediante integración con calendario digital, y funciones adicionales descritas en la oferta comercial vigente al momento de la contratación.

El servicio se presta bajo modalidad de suscripción mensual recurrente, con posibilidad de un cargo único de instalación («setup fee») según el plan contratado.

El Cliente reconoce y acepta que:

• El asistente conversacional opera exclusivamente con base en la información que el propio Cliente carga y mantiene actualizada en la plataforma (servicios, precios, horarios, políticas del negocio). El Prestador no verifica, valida ni garantiza la exactitud de dicha información.
• El servicio no sustituye el criterio profesional humano en decisiones que lo requieran. En particular, para negocios de naturaleza médica o sanitaria, el asistente no está autorizado ni diseñado para emitir diagnósticos, recomendaciones médicas, ni ningún tipo de consejo que deba ser competencia exclusiva de un profesional de la salud habilitado.
• El servicio puede presentar interrupciones, errores o indisponibilidad temporal derivados de causas ajenas al control razonable del Prestador, incluyendo pero no limitado a: fallas de terceros proveedores de infraestructura (incluyendo, entre otros, servicios de mensajería de WhatsApp, servicios de inteligencia artificial, servicios de calendario y hojas de cálculo), interrupciones de conectividad, o mantenimientos programados.

El Cliente es el único responsable de mantener actualizada la información que el asistente utiliza para responder a sus propios clientes (precios, servicios, horarios, promociones, disponibilidad). El Prestador no asume responsabilidad alguna por las consecuencias derivadas de que el Cliente no actualice dicha información, incluyendo reclamos de terceros basados en información desactualizada o incorrecta suministrada por el propio Cliente.

En la máxima medida permitida por la ley colombiana aplicable, el Prestador no será responsable por:

• Daños indirectos, lucro cesante, pérdida de clientela o pérdida de datos que no sean consecuencia directa y demostrada de un incumplimiento grave e imputable al Prestador.
• Decisiones, acuerdos o transacciones que el Cliente o los clientes finales del Cliente realicen basándose en la información gestionada por el asistente, cuando dicha información provenga de datos cargados por el propio Cliente.
• El uso que terceros (clientes finales del Cliente) hagan del servicio de mensajería, ni por el contenido de las comunicaciones que estos envíen.

En todo caso, y sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo siguiente respecto a dolo y culpa grave, la responsabilidad total del Prestador frente al Cliente por cualquier reclamación derivada de la prestación del servicio, cualquiera sea su causa, no excederá el equivalente a los montos efectivamente pagados por el Cliente al Prestador durante los seis (6) meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación.

Nada en este numeral pretende excluir responsabilidad por dolo, culpa grave, o cualquier otra responsabilidad que no pueda ser válidamente limitada conforme a las normas imperativas del derecho colombiano, en particular el Código Civil colombiano y la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), cuando esta última resulte aplicable a la relación contractual.

• Al marcar la casilla de aceptación durante el proceso de registro, el Cliente acepta expresamente estos Términos y Condiciones en la versión vigente a la fecha de su registro, identificada mediante el número de versión indicado en el encabezado de este documento.
• El Prestador registra y conserva, asociados a la cuenta del Cliente, la fecha y hora en que se produjo dicha aceptación y la versión específica del documento aceptada. Este registro constituye prueba válida y suficiente de la aceptación entre las partes, salvo prueba en contrario.
• En caso de actualización de estos términos conforme al numeral 11, la versión vigente y su fecha se mantendrán visibles en el documento publicado. El uso continuado del servicio por parte del Cliente después de la entrada en vigencia de una nueva versión constituye aceptación de dicha versión, sin perjuicio de que el Prestador pueda notificar el cambio por los canales de contacto disponibles.

• El plan Core incluye un período de prueba de cinco (5) días calendario desde el momento del registro, durante el cual no se realizará ningún cobro. El Cliente debe vincular un método de pago válido para acceder al período de prueba, pero el primer cobro se realizará únicamente al finalizar dicho período, salvo que el Cliente cancele antes de esa fecha.
• El Cliente puede cancelar la suscripción en cualquier momento antes de que se genere el primer cobro, sin costo alguno, contactando al soporte indicado en este documento.
• Una vez iniciada la facturación, la suscripción se renueva automáticamente en los ciclos correspondientes al plan contratado, salvo cancelación previa por parte del Cliente.
• El cargo único de instalación («setup fee»), cuando aplique según el plan, se cobra una sola vez al confirmarse la suscripción y no es reembolsable salvo error verificable en el cobro (cobro duplicado o cobro por un monto distinto al pactado).

e) Derecho de retracto: de conformidad con la Ley 1480 de 2011, el Cliente que contrate el servicio por medios electrónicos tiene derecho a retractarse de la compra dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al primer cobro efectivo de la suscripción, sin necesidad de justificar su decisión.

El Cliente reconoce que, dado que el servicio se presta de forma completa y sin costo durante el período de prueba previo al primer cobro (numeral 7.a), al momento de ejercer el retracto ya ha tenido acceso pleno y uso efectivo del servicio con conocimiento expreso de esta condición. En consecuencia, el reembolso derivado del retracto se calculará de forma proporcional al tiempo de servicio efectivamente prestado desde el primer cobro hasta la fecha de solicitud del retracto, conforme lo permite la normativa aplicable a servicios ya iniciados con consentimiento del consumidor.

El retracto se solicita contactando al soporte indicado en este documento, y no aplica al cargo único de instalación («setup fee») cuando este ya haya sido ejecutado conforme al numeral 7.d.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el Prestador informa que:

• Para la prestación del servicio, se almacena el número de teléfono de WhatsApp de los clientes finales que interactúan con el asistente del Cliente, con el único fin de permitir la comunicación y gestión de citas dentro del servicio contratado.
• El Prestador actúa como encargado del tratamiento de estos datos por cuenta del Cliente, quien es responsable de contar con la autorización correspondiente de sus propios clientes finales para el tratamiento de sus datos personales, conforme a la normativa vigente.
• El titular de los datos (cliente final) puede solicitar la eliminación de sus datos personales almacenados en cualquier momento, ya sea directamente ante el Prestador a través del soporte indicado en este documento, o a través del Cliente (el negocio con el que interactuó). El Prestador atenderá dichas solicitudes dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales cuando la complejidad de la solicitud lo justifique, informando al solicitante dicha prórroga antes del vencimiento del plazo inicial, conforme a lo dispuesto en la normativa colombiana de protección de datos personales.
• El Prestador implementa medidas razonables de seguridad para proteger la información almacenada, sin que ello constituya garantía absoluta frente a accesos no autorizados derivados de causas ajenas a su control.

Cuando la solicitud sea recibida directamente por el Prestador, este informará al Cliente correspondiente para que este último actualice su propia información, sin perjuicio de la eliminación que el Prestador realice en los sistemas bajo su control.

El detalle completo del tratamiento se encuentra en la Política de Privacidad.

El software, la marca SmartShot, y los elementos tecnológicos del servicio son propiedad del Prestador o de sus licenciantes. El Cliente no adquiere ningún derecho de propiedad sobre el software, únicamente un derecho de uso limitado a la vigencia de su suscripción.

La información específica de negocio que el Cliente carga en la plataforma (nombre del negocio, servicios, precios) sigue siendo propiedad del Cliente.

El Prestador podrá suspender o terminar el servicio en caso de impago, uso indebido de la plataforma, o incumplimiento de estos términos, previa notificación razonable al Cliente cuando las circunstancias lo permitan.

El Cliente podrá cancelar su suscripción en cualquier momento, surtiendo efecto al final del período de facturación en curso, salvo lo dispuesto en el numeral 7 respecto al período de prueba.

El Prestador podrá actualizar estos términos periódicamente. Los cambios sustanciales serán comunicados al Cliente con antelación razonable. El uso continuado del servicio tras la entrada en vigencia de los cambios constituye aceptación de los mismos.

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de la interpretación o ejecución de este contrato que no pueda resolverse de manera directa entre las partes se someterá a los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de las normas de protección al consumidor que puedan resultar aplicables al Cliente según su propia legislación local, cuando dicha aplicación sea imperativa conforme a las reglas de derecho internacional privado.

Para cualquier consulta relacionada con estos términos, el Cliente puede contactar al Prestador a través de: jzi22fino@gmail.com