Términos y Condiciones

SmartShot es un servicio ofrecido por Jeny Vannesa Cardona Ortiz, persona natural, con domicilio en Sabaneta, Antioquia, Colombia (en adelante, «el Prestador»). Correo de contacto: smartshottech@gmail.com.

Teléfono: +57 301 542 7902

Los pagos los procesa Paddle. Las compras se hacen a través de Paddle, que actúa como revendedor autorizado y comerciante registrado (Merchant of Record) del servicio: Paddle cobra, emite la factura, calcula y liquida los impuestos y ejecuta los reembolsos. Al pagar, el Cliente acepta también los términos de compra de Paddle. El servicio en sí lo presta el Prestador.

• Cliente: la persona natural o jurídica que contrata SmartShot para su negocio.
• Cliente final: la persona que escribe al WhatsApp del negocio del Cliente.
• Asistente: el programa automático, basado en inteligencia artificial, que contesta por WhatsApp en nombre del negocio del Cliente.
• Panel: el área privada de smartshot.dev donde el Cliente configura su negocio y su asistente.
• Número de atención: el número de WhatsApp, distinto del conectado al asistente, al que el asistente avisa cuando una conversación tiene que atenderla una persona.

Pueden contratar las personas naturales mayores de dieciocho (18) años y las personas jurídicas, siempre para usarlo en un negocio y no para fines personales o domésticos. El servicio está pensado para negocios con cita establecidos en Colombia y Latinoamérica; ver el numeral 19 sobre clientes de otros países.

Según el plan contratado, el servicio:

• Contesta por WhatsApp, en nombre del negocio, con la información que el Cliente carga en el panel: servicios, precios, horarios, dirección y notas.
• Agenda, mueve y cancela citas en un Google Calendar creado para el negocio y compartido con el correo de la cuenta del Cliente. Antes de crear una cita comprueba que el horario siga libre en ese calendario; no ve citas anotadas en otros calendarios o agendas.
• Transcribe las notas de voz y contesta por escrito. La transcripción puede fallar; cuando no entiende, pide que le escriban.
• Pasa la conversación a una persona cuando el cliente final lo pide, se queja o pide algo que el asistente no puede resolver, y avisa al número de atención si el Cliente lo configuró.
• Las demás funciones de cada plan (recordatorios, análisis, catálogo desde archivo, entre otras) son las publicadas en la página de precios al momento de contratar.

El servicio no es un software de gestión: no lleva historias clínicas, inventario ni cobros a los clientes finales; maneja una sola agenda por negocio y no asigna citas por profesional; y solo atiende WhatsApp.

SmartShot no usa la API oficial de WhatsApp Business Platform de Meta. El número del negocio se conecta a través de WasenderAPI, un proveedor externo, vinculándolo como dispositivo con un código QR, de forma parecida a WhatsApp Web.

Los términos de WhatsApp para la aplicación WhatsApp Business no permiten usar aplicaciones que interactúen con su servicio sin su autorización por escrito, y WhatsApp puede limitar, suspender o cerrar una cuenta en cualquier momento. Por eso el Cliente reconoce y acepta que:

1. a) WhatsApp puede restringir, suspender o cerrar el número conectado, de forma temporal o definitiva, sin aviso, y el Prestador no puede evitarlo ni revertirlo.
2. b) La suspensión puede impedir usar ese número en WhatsApp, también fuera de SmartShot.
3. c) Se recomienda conectar un número dedicado al asistente, y no el personal ni uno que el negocio no pueda permitirse perder.
4. d) El Prestador no responde por la suspensión del número ni por los perjuicios que se deriven, salvo que la cause su dolo o culpa grave. Si ocurre, el Cliente puede cancelar en cualquier momento conforme al numeral 12.
5. e) El Prestador podrá cambiar el proveedor o el método de conexión, incluida una migración a la API oficial, avisando al Cliente con antelación razonable cuando el cambio le exija hacer algo.

El asistente está instruido para contestar solo con la información que carga el Cliente y para pasar a una persona lo que no sabe. Aun así, es un sistema de inteligencia artificial y puede equivocarse: puede entender mal un mensaje, dar una respuesta incompleta o fallar al transcribir un audio. El Prestador no garantiza que cada respuesta sea correcta.

El asistente no da, y no debe configurarse para dar, consejos médicos, legales, financieros ni de ningún tipo que exijan un profesional. Su disponibilidad depende de terceros (WhatsApp, WasenderAPI, el proveedor de inteligencia artificial, Google y el alojamiento), cuyas fallas pueden interrumpirlo.

El Cliente es el responsable de la relación con sus clientes finales y se obliga a:

1. a) Informarles de forma clara que les contesta un asistente automático y cómo pueden pedir que les atienda una persona. En el plan Starter el asistente añade ese aviso; en los demás planes, y durante la cortesía de Starter, el Cliente debe hacerlo por su cuenta (por ejemplo, en su perfil de WhatsApp o en su mensaje de bienvenida).
2. b) Configurar un número de atención y atender las conversaciones que el asistente le pase. Sin ese número, la conversación se detiene pero nadie recibe el aviso.
3. c) Obtener la autorización de sus clientes finales para el tratamiento de sus datos y tener su propia política de tratamiento, como responsable de esos datos (ver el numeral 14).
4. d) Cumplir los términos y políticas de WhatsApp, incluida la de no enviar mensajes a quien no los ha pedido.
5. e) Mantener veraz y actualizada la información del negocio. El asistente repite lo que el Cliente carga; los reclamos por información incorrecta cargada por el Cliente son de su responsabilidad.

SmartShot sirve para atender por WhatsApp a quien escribe al negocio: informar sobre servicios, precios y horarios, y gestionar citas. Está prohibido usarlo para:

1. a) Enviar publicidad, mensajes masivos o mensajes a personas que no escribieron al negocio, o hacer prospección en frío por WhatsApp.
2. b) Pedir, recoger o tratar datos sensibles: información de salud (síntomas, diagnósticos, tratamientos, historias clínicas), datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política o religiosa, vida sexual u otros del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Los negocios de salud, odontología o veterinaria solo pueden usar el asistente para información comercial y para agendar.
3. c) Dirigirse a menores de edad o tratar sus datos.
4. d) Dar consejo médico o de cualquier profesión regulada.
5. e) Hacer creer a los clientes finales que hablan con una persona.
6. f) Ofrecer bienes o servicios ilegales, suplantar a otra persona o negocio, o difundir contenido ilícito, engañoso u ofensivo.
7. g) Intentar acceder a datos de otros clientes, sobrecargar o atacar el servicio, o hacerle ingeniería inversa.

El incumplimiento de este numeral permite suspender el servicio conforme al numeral 18.

El Cliente es responsable de sus credenciales y de lo que se haga con su cuenta. Las cuentas de agencia pueden gestionar varios negocios y responden por cada uno de ellos como si fueran el Cliente.

1. a) Los precios son los publicados en la página de precios al momento de contratar, en la moneda que corresponda al país del Cliente y con los impuestos incluidos, calculados por Paddle.
2. b) El servicio es una suscripción mensual que se renueva automáticamente, más una cuota de instalación que se cobra una sola vez. El Cliente vincula un medio de pago válido al contratar.
3. c) No hay un período de prueba gratuito del servicio. Lo que no tiene costo es la demostración en la web, que se usa sin conectar WhatsApp.
4. d) Si el Prestador cambia el precio de un plan, avisará al Cliente por correo al menos treinta (30) días antes de la renovación en la que se aplique. El Cliente puede cancelar antes de esa fecha.

1. a) Cupo de fundador: hay un número limitado de plazas por plan —hoy, cinco (5) en Core, cinco (5) en Plus y cinco (5) en Elite— que se asignan por orden de pago de la instalación y no requieren código. Una plaza ocupada lo queda de forma definitiva, aunque el Cliente cancele después. La página de precios muestra las plazas que quedan, contadas sobre cobros reales.
2. b) Con plaza de fundador, la cuota de instalación de Core, Plus y Elite es de un (1) dólar o su equivalente en la moneda en que se facture.
3. c) Core con plaza de fundador: las tres (3) primeras mensualidades llevan un descuento del dieciocho coma treinta y cinco por ciento (18,35 %); sobre el precio de ciento nueve dólares (USD 109), cada una queda en ochenta y nueve dólares (USD 89). Desde la cuarta se cobra el precio vigente.
4. d) Plus con plaza de fundador: la primera mensualidad lleva un descuento del diez por ciento (10 %).
5. e) Beneficio de permanencia de Core a Plus: quien contrató Core con plaza de fundador y pagó al menos tres (3) mensualidades obtiene, al pasar a Plus, un descuento de diez (10) unidades de la moneda en que se le facture sobre cada mensualidad de Plus, mientras siga en Plus. Si cambia de plan o cancela, deja de aplicarse mientras dure esa situación, y vuelve si regresa a Plus en esas condiciones.
6. f) Descuento por volumen para agencias: mientras queden plazas de fundador, el segundo negocio pagado de una agencia tiene diez (10), el tercero siete (7) y el cuarto cinco (5) unidades de la moneda de facturación de descuento al mes, durante tres (3) meses. La posición se gana al pagar y no se recupera al borrar un negocio.
7. g) Cortesía de Starter: los tres (3) primeros clientes del plan Starter tienen, durante sus primeros noventa (90) días contados desde que se activa su plan, las funciones que la página de precios publica para el plan Core, sin pagarlo de más; entre ellas, el servicio sin el tope de personas distintas al mes y sin el aviso automático de asistente. El precio no cambia: se sigue pagando el plan Starter. Al terminar la cortesía, el servicio vuelve a las condiciones del plan Starter, salvo «Sube tu catálogo», que esos tres clientes conservan. Durante la cortesía, el Cliente debe informar a sus clientes finales por su cuenta, conforme al numeral 7.a.
8. h) El beneficio de permanencia del literal e) no se acumula con el descuento del primer mes de Plus ni con el descuento por volumen: si concurren, se aplica solo el de permanencia.

El detalle está en la Política de cancelación y reembolsos, que forma parte de estos Términos. En resumen:

1. a) El Cliente puede cancelar cuando quiera escribiendo a smartshottech@gmail.com. La cancelación surte efecto al final del ciclo ya pagado, sin cobros posteriores ni penalidad.
2. b) Derecho de retracto: dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al primer cobro efectivo, el Cliente puede retractarse sin dar razones y recibe la totalidad de lo pagado, incluida la cuota de instalación (artículo 47 de la Ley 1480 de 2011).
3. c) Fuera del retracto, la cuota de instalación y las mensualidades ya pagadas no se reembolsan, salvo un error verificable en el cobro (cobro duplicado o por un importe distinto del pactado).
4. d) Los reembolsos los ejecuta Paddle. Los consumidores de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo, Suiza o el Reino Unido pueden tener además el derecho de desistimiento que prevé la política de reembolsos de Paddle.

El Prestador procura que el servicio funcione de forma continua, pero no garantiza una disponibilidad determinada: puede haber fallas propias o de terceros y mantenimientos. El soporte se da por correo, en un plazo razonable y sin un tiempo de respuesta garantizado.

• Sobre los datos del Cliente (su cuenta, su negocio y su facturación), el Prestador es responsable del tratamiento, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Sobre los datos de los clientes finales, el Cliente es el responsable y el Prestador actúa como encargado, conforme al Anexo de encargo del tratamiento de datos personales, que forma parte de estos Términos y se acepta junto con ellos.

El software, la marca SmartShot y los demás elementos del servicio son del Prestador o de sus licenciantes. El Cliente recibe un derecho de uso limitado a la vigencia de su suscripción.

La información y los archivos que carga el Cliente siguen siendo suyos. El Cliente autoriza al Prestador a usarlos solo para prestar el servicio. El Prestador no entrena modelos de inteligencia artificial con ellos ni con las conversaciones. El proveedor de inteligencia artificial es Google, a través de la API de Gemini en su modalidad de pago: según sus términos, no usa las instrucciones ni las respuestas para mejorar sus productos; las conserva hasta cincuenta y cinco (55) días solo para detectar abusos, con acceso únicamente de personal autorizado, y puede almacenarlas de forma transitoria en cualquier país donde opere.

En la medida que permite la ley colombiana, el Prestador no responde por:

• Daños indirectos, lucro cesante o pérdida de clientela.
• La suspensión del número de WhatsApp o las fallas de terceros descritas en los numerales 5 y 6.
• Las respuestas del asistente basadas en información cargada por el Cliente, ni las decisiones que el Cliente o sus clientes finales tomen a partir de ellas.

La responsabilidad total del Prestador por cualquier reclamación no excederá lo que el Cliente le haya pagado en los seis (6) meses anteriores al hecho que la origine.

Nada de este numeral excluye la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni la que no pueda limitarse según normas imperativas. Si el Cliente tiene la calidad de consumidor conforme a la Ley 1480 de 2011, prevalecen los derechos que esa ley le reconoce.

El Cliente responde frente a sus clientes finales y frente a terceros por la información que carga, por el uso que hace del servicio y por el incumplimiento de los numerales 7 y 8, y mantendrá indemne al Prestador por reclamaciones que se originen en ello.

El Prestador puede suspender o terminar el servicio por falta de pago, por incumplimiento de estos Términos (en especial del numeral 8), por un riesgo de seguridad o por orden de autoridad, avisando antes cuando las circunstancias lo permitan.

Al terminar, el asistente deja de responder. El Cliente puede pedir una copia de la información de su negocio y la supresión de sus datos y de los de sus clientes finales; el Prestador la ejecuta dentro de los plazos de la Política. Lo que deba conservarse por obligación legal se conserva solo por el tiempo exigido.

El servicio está pensado para negocios en Colombia y Latinoamérica. Si se contrata desde otro país, rigen estos Términos y, además, las normas imperativas de protección al consumidor de ese país que le sean aplicables. El Prestador no ha adoptado las salvaguardas específicas de normas extranjeras de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea; quien esté sujeto a ellas debe tenerlo en cuenta antes de contratar.

Los cambios sustanciales se avisarán por correo con al menos quince (15) días calendario de antelación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entren en vigor; si sigue usando el servicio después, se entienden aceptados. Cada versión se identifica con la etiqueta del encabezado y su historial queda al final de este documento.

El Cliente acepta estos Términos, la Política de Tratamiento de Datos Personales y sus anexos al marcar la casilla de aceptación en el registro o en el inicio de sesión. El Prestador conserva asociados a la cuenta la fecha y hora de la aceptación, la versión aceptada, la dirección IP y el navegador. La aceptación por medios electrónicos es válida conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 527 de 1999.

Estos Términos se rigen por las leyes de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante treinta (30) días calendario desde que una avise a la otra por escrito. Si no se resuelve, se acudirá a los jueces competentes de Colombia. Esto no limita las acciones que el Cliente tenga como consumidor ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

smartshottech@gmail.com