Tres horas con la máquina en la mano y el celular sonando
Una sesión de tatuaje no se puede pausar para contestar el WhatsApp. Y en un estudio el celular suena todo el día, a menudo de noche, con preguntas que casi siempre son las mismas:
- «¿Cuánto cuesta un tatuaje pequeño en el antebrazo?»
- «¿Tienen espacio este sábado?»
- «¿Cuánto hay que abonar para separar la cita?»
- «¿Me puedes cambiar la cita para la otra semana?»
Cuando terminas la sesión y por fin contestas, la persona ya le escribió a otro estudio. Y la pregunta del precio es la más difícil de contestar rápido, porque un tatuaje casi nunca tiene precio fijo.
Qué hace SmartShot por tu estudio
- Contesta precios «desde» tal como los escribes, y aclara que el valor final se confirma al ver el diseño. Está instruido para no dar una cifra que no esté en tu lista.
- Agenda valoraciones y sesiones en tu Google Calendar, cada una con su duración: una sesión de tres horas ocupa tres horas.
- Revisa tu calendario antes de confirmar y le lee al cliente el resumen de la cita para que diga que sí.
- Mueve y cancela citas cuando el cliente lo pide.
- Transcribe las notas de voz y contesta por escrito.
Conversación de ejemplo
Estudio Tinta Norte
en línea
Hola! Cuánto me sale un tatuaje pequeño de línea fina en el antebrazo?
23:18
¡Hola! Los tatuajes pequeños de línea fina van desde 60 USD. El precio final depende del tamaño y del diseño, y lo confirma el tatuador cuando ve tu idea en una valoración de 30 minutos. ¿Te la agendo? Tengo el jueves a las 17:00 o el sábado a las 11:00.
23:18
📷 Foto
23:19
Por ahora no puedo ver una imagen 🙏 ¿Podrías escribírmelo, o mandarme una nota de voz? Así te ayudo mejor.
23:19
Es una golondrina como de 5 cm. El sábado a las 11 me sirve
23:20
Perfecto, eso lo revisa el tatuador en la valoración. ¿A nombre de quién dejo la cita?
23:20
Mariana López
23:20
Te confirmo: valoración de tatuaje, sábado a las 11:00, 30 minutos, a nombre de Mariana López. ¿Está todo bien?
23:21
Sí!
23:21
Listo, Mariana. Quedó agendada ✨ Nos vemos el sábado.
23:21
Lo que no hace, dicho claro
El asistente no ve las fotos de referencia: cuando llega una, contesta que todavía no puede verlas y pide que le describan la idea. Tampoco cobra abonos ni comprueba pagos; si los pides, puede explicar tu política, pero el cobro sigue siendo tuyo.
Y no da consejos de cuidado. Si alguien escribe que el tatuaje se le inflamó o que tiene una molestia, el asistente no opina: te pasa la conversación y deja de responder en ese chat para que sigas tú.
Lo que ves tú
Cada cita aparece en tu Google Calendar, en el celular o en la web. En tu panel ves cuántas citas hubo, cuántas agendó el asistente solo, el servicio más pedido y tu hora con más movimiento. Y en los planes Plus y Elite, el asistente le manda al cliente un recordatorio por WhatsApp el día antes de las citas que agendó él. Cómo se hace a mano y cómo se automatiza está en la guía de recordatorios de citas por WhatsApp. El paso a paso completo, en cómo funciona SmartShot.
Preguntas frecuentes
Mis clientes me mandan fotos de referencia. ¿El asistente las ve?+
No. Hoy el asistente no puede ver imágenes: cuando llega una foto, contesta que todavía no puede verlas y le pide al cliente que le describa la idea por escrito o en una nota de voz. Las fotos se quedan en tu WhatsApp, y las revisas tú o el tatuador en la valoración.
Un tatuaje no tiene precio fijo. ¿Qué responde cuando le preguntan cuánto cuesta?+
Lo que tú escribas. Si cargas «tatuaje pequeño: desde 60 USD», el asistente dice ese «desde», aclara que el valor final depende del diseño y se confirma en el estudio, y está instruido para no dar una cifra que no hayas cargado. Lo normal es ofrecer una valoración, y esa sí la agenda.
¿Puede cobrar el abono para separar la cita?+
No. SmartShot no cobra ni comprueba pagos de tus clientes. Si en tu estudio pides abono, escríbelo en la nota del servicio y el asistente se lo explica al cliente, pero el cobro y la confirmación del pago siguen siendo tuyos.
Mis sesiones duran tres o cuatro horas. ¿Agenda bien una sesión larga?+
Sí, si la duración está escrita en el servicio («sesión de 3 horas»). El asistente reserva ese tiempo completo en tu Google Calendar y, antes de confirmar, revisa que siga libre. Si en el estudio trabajan varios tatuadores, le indicas cuántas citas atienden a la vez, pero el cliente no elige tatuador: hay una sola agenda por estudio.
¿Qué hace si un cliente escribe que el tatuaje se le inflamó?+
No da consejos de cuidado ni de salud. Cuando alguien cuenta una molestia o una reacción después de tatuarse, el asistente te pasa la conversación: deja de responder en ese chat y, si configuraste un número de atención, te llega ahí un aviso con el motivo y el WhatsApp del cliente.